Zásady ochrany osobních a dalších zpracovávaných údajů

ORTEX > Zásady ochrany osobních a dalších zpracovávaných údajů

Na této stránce je uveden přehled hlavních principů ochrany osobních údajů a dalších zpracovávaných citlivých údajů.

  1. Kdo zpracovává Vaše údaje?

Jsme poskytovatel IT řešení a služeb ORTEX spol. s r.o., IČ 00529745, se sídlem Resslova 935/3, 500 02 Hradec Králové, společnost zapsaná v obchodním rejstříku Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl C, vložka 38. Jako správce zpracováváme osobní údaje osob v rolích: zaměstnanec nebo osoba vystupující za potenciálního, aktivního nebo bývalého zákazníka, dodavatele, obchodní partnera.

  1. Jaké Vaše údaje zpracováváme?

Zaměstnanec:

Zpracováváme ty údaje, které jsou nezbytné k vyhodnocení uchazeče a uzavření následného pracovně-právního vztahu.

Ostatní:

Zpracováváme pouze osobní údaje, které nám poskytujete v souvislosti s využíváním našich služeb nebo nákupu našich produktů (např. kontakty osob účastnících se projektů dodávek našich řešení, čerpajících služby podpory a školení atd.).
Jedná se tak nejčastěji o údaje, které nám sdělíte při osobní komunikaci nebo např. registraci na školení, ke službě helpdesk apod.:

      • Email
      • Heslo v zašifrované podobě
      • Jméno a příjmení
      • Kontaktní, fakturační a/nebo doručovací adresa
      • Telefonní číslo
      • Soubory cookies (v případě využívání našich webových stránek)
  1. Proč Vaše osobní údaje zpracováváme?

Hlavním důvodem, proč zpracováváme Vaše osobní údaje je:

  1. U zaměstnanců, abychom splnili požadavky dané zákonem.
  2. U ostatních osob, abychom Vám mohli poskytovat služby, o které jste projevili zájem a abychom mohli zajistit a neustále zvyšovat bezpečnost našich služeb a tím i Vašich údajů.
    Vaše údaje dále zpracováváme za účelem:
  • zlepšení kvality našich služeb a vývoje nových
  • zasílání obchodních sdělení včetně nabídky produktů a služeb souvisejících s naší činností a již odebíranými službami nebo produkty (odhlášení z přijímání obchodních sdělení je možno provést odpovědí na zaslané obchodní sdělení e-mailem s textem Neposílat nebo Unsubscribe v předmětu)
  1. Kdo všechno bude mít k Vašim údajům přístup?

Vaše údaje jsou u nás uloženy v zabezpečených interních informačních systémech a zčásti také v listinné podobě. Ochrana Vašich dat je naší prioritou. Všichni naši zaměstnanci jsou vázáni povinností mlčenlivosti a nesmějí využít poskytnuté údaje k žádným jiným účelům, než ke kterým jsme jim je zpřístupnili.
Případnými třetími stranami, které mohou mít přístup k Vašim osobním údajům tak dle jejich povahy jsou:

  • osoby, které pro nás zajišťují zpracování ekonomických agend a jsou tak v pozici zpracovatelů (oblast osobních údajů zaměstnanců);
  • osoby, které pro nás zajišťují externě poskytování určitých služeb našim zákazníkům;

Za určitých, přesně definovaných, podmínek jsme pak povinni některé Vaše osobní údaje předat na základě platných právních předpisů např. Policii ČR, popř. jiným orgánům činným v trestním řízení včetně specializovaných útvarů (ÚOOZ, Celní správa atd.) a dalším orgánům veřejné správy.

  1. Jak dlouho Vaše údaje zpracováváme?

Zaměstnanci:

Vaše údaje zpracováváme v souladu s právními předpisy České republiky, tedy i v přesně definovaných lhůtách po skončení pracovně-právního vztahu podle typu informace/dokumentu:

  • ELDP – 30 let (nad rámec požadavku zákona)
  • mzdové listy – 30 let
  • vznik, trvání a ukončení PPV – 30 let
  • ostatní doklady – 10 let

Zákazníci, obchodní partneři, dodavatelé:

Vaše údaje budeme zpracovávat po celou dobu platnosti našeho vzájemného smluvního vztahu a následně obvykle po dobu dalších 3 let, nebude-li tato lhůta prodloužena na základě Vašeho souhlasu se zpracováním osobních údajů.
Zde bychom Vás však chtěli upozornit, že ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro řádné poskytnutí služby, resp. pro splnění všech našich povinností, ať již tyto povinnosti vyplývají ze smlouvy mezi námi či z obecně závazných právních předpisů musíme zpracovávat bez ohledu na Vámi udělený souhlas po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy či v souladu s nimi i po případném odvolání Vašeho souhlasu.

  1. Můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat i bez Vašeho souhlasu?
    Ano, Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat i bez Vašeho souhlasu, ale pouze za účelem:
  • poskytnutí služby či produktu (splnění smlouvy uzavřené mezi Vámi a námi);
  • splnění právních povinností, které pro nás vyplývají z obecně závazných právních předpisů (např. jsme povinni uchovávat provozních a lokalizačních údajů na základě zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích); či
  • zpracování, jež je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů (např. k přímému marketingu zaměřenému na stávající okruh zákazníků a našich produktů a služeb, zajištění bezpečnosti našich serverů a webu).
    Možnost a zákonnost takového zpracování vyplývá přímo z platných právních předpisů a Váš souhlas k tomuto zpracování není potřeba.
  1. Jak a kdy můžete svůj souhlas se zpracováním osobních údajů odvolat?
    Váš dobrovolně udělený souhlas se zpracováním osobních údajů můžete kdykoli bezplatně odvolat, a to prostřednictvím kontaktního formuláře dostupného zde. Odvoláním souhlasu není dotčena možnost i nadále zpracovávat Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. Odvolání souhlasu také nemá vliv na zpracování osobních údajů, které zpracováváme na jiném právním základu, než je souhlas (tj. zejména je-li zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, právní povinnosti či z jiných důvodů uvedených v platných právních předpisech).
  2. Jaká všechna práva máte v souvislosti s ochranou osobních údajů?
    Ve vztahu k Vašim osobním údajům máte zejména následující práva:
  • právo svůj souhlas kdykoli odvolat;
  • právo osobní údaje opravit či doplnit;
  • právo požadovat omezení zpracování;
  • právo vznést námitku či stížnost proti zpracování v určitých případech;
  • právo požadovat přenesení údajů;
  • právo na přístup k osobním údajům;
  • právo být informován o porušení zabezpečení osobních údajů v určitých případech;
  • právo na výmaz osobních údajů (právo být „zapomenut“) v určitých případech; a
  • další práva stanovená v zákoně o ochraně osobních údajů a v obecném nařízení o ochraně osobních údajů č. 2016/679 po nabytí jeho účinnosti.
  1. Jak nás můžete kontaktovat?
    V případě jakéhokoli dotazu na ochranu osobních údajů, odvolání souhlasu s dalším zpracováním Vašich osobních údajů nebo uplatnění některého z práv popsaných v předchozím odstavci prosím využijte kontaktního formuláře dostupného zde či písemné formy na naší adresu: Resslova 935/3, 500 02 Hradec Králové, k rukám jednatele.
    V této souvislosti bychom Vás chtěli upozornit, že můžeme chtít, abyste nám vhodným způsobem prokázali Vaši totožnost, abychom si mohli ověřit Vaši identitu. Jde o preventivní bezpečnostní opatření, abychom zamezili přístupu neoprávněných osob k Vašim osobním údajům.

V Hradci Králové 9. 5. 2018

 

Ing. Jan Vaněk                                                                                                 Ing. Vladislava Dejmková

Jednatel                                                                                                            Personální specialista