V nedávné době jsme úspěšně završili rok práce na přípravě, implementaci a adaptaci nového modulu IS Orsoft RADNICE Open „Sledování nákladů na správu majetku“ pro město Mělník. Jedná se o rozšíření stávající evidence Majetku o vazby a propojení na Objednávky, Smlouvy, Faktury došlé a Alokaci rozpočtu.
V rámci projektu jsme rozšířili evidenci majetku o definice a správu objektů majetku, vedení technických údajů dle druhu objektu a dokumentace.
Ve Správě objektů majetku lze vytvořit hierarchické členění objektů majetku do logických skupin či podskupin. Objekt majetku je možné rozdělit na dílčí části nebo vytvořit nový, připravovaný objekt, který ještě není vázán na konkrétní položku evidence dlouhodobého majetku.
Pro sledování finančních nákladů na objekt je připravena vazba na objednávky, smlouvy a přijaté faktury, včetně rozúčtování a sledování alokace a čerpáni rozpočtu.
Finanční náklady lze přiřadit na objekt, skupinu objektů, nebo rozdělit na více objektů. Náklady lze i plánovat, tedy připravit si např. předpokládaný plán oprav na budoucí roky, který pak lze použít pro modelování a přípravu rozpočtu na následující rok.
Součástí řešení jsou příslušně hierarchizované tiskové výstupy a exporty dat do Microsoft Excel. Poskytujeme i podklady pro tvorbu rozpočtu.
A jak hodnotí přínosy projektu zástupci města?
„Správu majetku město Mělník využívá od června tohoto roku. Díky správě majetku odpadlo účetním na odborech zapisování jednotlivých pohybů v rámci rozpočtu do tzv. kont (excelovských tabulek). Nachází se zde ucelená a jednotná kontrola čerpání rozpočtu, alokovaných smluv i objednávek.“
Ing. Alena Malíková, vedoucí finančního odboru
„Městský úřad Mělník se k problematice sledování nákladů a dalších podkladů k jednotlivým majetkovým jednotkám z majetku města dostal přes IT strategii úřadu – potřeba SW podpory agend v oblasti správy majetku včetně sledování a vyhodnocování nákladů majetkových jednotek a operativnější správy rozpočtu včetně vazby na smlouvy a objednávky. Z analýzy dílčích procesů v této oblasti vznikl požadavek na funkcionality EKIS. Následně se projevila velmi dobrá spolupráce s Firmou ORTEX, kdy jsme naše požadavky a potřeby detailně diskutovali, z čehož vzniklo jasně definované zadání. Výstupy softwarového zpracování, respektive rozpracované výstupy (beta verze) nám byly prezentovány a projednávány až na základě připomínek vznikl konečný produkt. Konečné úpravy ještě reagovaly i na výstupy a poznatky z průběhu testování. V současné době je produkty zaváděn pro oblast správy majetku současně se změnou dosavadních postupů založených na „ruční práci“, vedení oddělených excelovských tabulek, ad hoc vyhodnocování čerpání alokací a podobně. V dalším bude možné získaná data k nákladům jednotlivých majetkových objektů využít i ke sledování a hodnocení vývoje nákladů v delších časových horizontech.“
Ing. Zdeněk Studený, tajemník